Ako zdielať súbor alebo adresár v Sharepoint

Zdieľanie súborov Microsoft Office 365 Sharepointe môže byť pre nováčikov mätúce. Preto si krátko vysvetlime ako funguje.

Pozor! V prípadoch, keď nie je bezpečnosť dobre nastavená a užívateľ nie je dobre zaškolený môže byť použitie zdieľania aj nebezpečné. Pretože súbory odoslané len s linkou pre každého sa môžu ľahko dostať do nesprávnych rúk.

Preto sa pozrime aké možnosti máme pri zdielaní súboru či adresára, respektíve jeho linky.

Možnosti pre koho by ste chceli, aby tento odkaz pracoval (možnosti sa líšia v závislosti od nastavení správcu):

Každý používateľ s prepojením. Kto získa tento odkaz, má prístup ktokoľvek, či už ho dostane priamo od vás, alebo ak ho odošle niekto iný. Môžu to byť ľudia mimo vašej organizácie.
V našej organizácii máme túto možnosť zakázanú z bezpečnostných dôvodov.

Ľudia vo vašej organizácii s prepojením, ktorý má odkaz na súbor, či už ho dostane priamo od vás alebo odošle od niekoho iného.

Ľudia s existujúcim prístupom môžu používať ľudia, ktorí už majú prístup k dokumentu alebo priečinku. Použite, ak chcete poslať odkaz niekomu, kto už má prístup.

Konkrétni ľudia udelí prístup iba k ľuďom, ktorých zadáte, hoci k nim už môžu mať prístup iní ľudia. Ak ľudia pošlú pozvánku na zdieľanie, odkaz budú môcť použiť iba ľudia, ktorí už majú k položke prístup.

Po získaní správnej linku môžeme túto odoslať priamo z tohto okna alebo sa rozhodnúť ju poslať inak. Outlookom, Teamsom alebo iným vhodným nástrojom.