6 dôvodov, prečo používať Microsoft OneDrive for Business

Onedrive v praxi – v nasledujúcom článku prinášame zhrnutie na 6 praktických príkladoch, prečo naši klienti radi používajú Microsoft OneDrive for Business ako svoje cloudové úložisko a prečo ho odporúčame používať aj vám. 

Súbory v cloude namiesto na lokálnom pevnom disku

Skutočnosť, že používatelia radi ukladajú svoje osobné údaje na lokálny pevný disk vo svojich vlastných súboroch, je známym javom. Kancelárske dokumenty, obrázky, súbory PDF a videá sa ukladajú na lokálnu jednotku a vo väčšine prípadov tam zostávajú navždy. „Navždy“ znamená, že kým nevymeníte počítač, úložný priestor už nestačí alebo sa pevný disk nepokazí. Bežný užívateľ vo väčšine prípadov svoje dáta skrátka nezálohuje.

Naopak, údaje v účte Microsoft OneDrive for Business sú v dobrých rukách. Údaje sa pravidelne zálohujú a uložené údaje sú stále k dispozícii, aj keď je počítač vymenený. Pre správcov dát je to už samotný raj, kde si už nemusíte robiť starosti s užívateľskými údajmi. Väčšina z nás vie veľmi dobre, že veľa používateľov nemá prehľad o tom, kde sú ich údaje skutočne uložené, a potom si všimne príliš neskoro oznámenie, že veci „zrazu“ chýbajú.

Používateľom to poskytuje úplnú flexibilitu pri výbere pracovného vybavenia a pracovnej stanice. Či už na počítači na pokojnom pracovisku, v zasadacej miestnosti, na vlastnom notebooku alebo na dočasne požičanom zariadení, jedinou požiadavkou na prístup k údajom v účte OneDrive for Business je pripojenie na internet. Tým sa užívateľ zbaví svojho pracovného stola a vylúčia sa pevné pracovné štruktúry. Pracovať však môžete aj bez pripojenia na Internet.

1 TB úložného priestoru = Onedrive

Každý účet OneDrive for Business je dodávaný s úložnou kapacitou Office 365 1 TB. To je dosť. Fotografie moderných digitálnych fotoaparátov s vysokým rozlíšením majú veľkosť cca. 4 MB na súbor – v skutočnosti by bolo možné uložiť 250 000 fotografií. Ak predpokladáte, že súbor programu Word alebo Excel má priemernú veľkosť 1 MB – domnievate sa správne, že by ste mohli uložiť milión takýchto dokumentov.

Selektívna synchronizácia súborov

Ak je to potrebné, vaše cloudové úložisko sa môže synchronizovať s vašim lokálnym pevným diskom. Zabezpečí sa tým prístup k súborom na cestách bez prístupu na internet. Pri nasledujúcom pripojení k sieti sa zmeny synchronizujú a najnovšia verzia súborov sa uloží do cloudu. Táto funkcia je vynikajúca, ak je lokálny pevný disk väčší ako celková veľkosť dokumentov uložených v úložisku cloud.

V aplikácii Microsoft OneDrive for Business môžete individuálne vybrať, ktoré súbory a priečinky sa majú synchronizovať s miestnou jednotkou. Za predpokladu trvalého internetového pripojenia môžete synchronizáciu dokonca úplne vynechať.

Ak svoje súbory v cloude synchronizujete iba čiastočne, OneDrive for Business zobrazí rôzne ikony, ktoré naznačujú, či je súbor k dispozícii iba v cloude alebo či bol synchronizovaný s lokálnou jednotkou.

Túto funkciu oceňujú správcovia IT, ktorí musia spravovať väčšiu skupinu zariadení, pretože na nákup počítačov stačí pevný disk s menšou kapacitou. Tým sa znižujú obstarávacie náklady nového hardvéru alebo sa môžu ušetrené náklady investovať do ďalších funkcií.

Podpora mobilných zariadení = súbory vo Onedrive kdekoľvek, kedykoľvek a na akomkoľvek zariadení

Podľa sloganu „jedna aplikácia pre všetko“, Microsoft vo svojom portfóliu samozrejme ponúka aj mobilné aplikácie pre OneDrive. Aplikácie fungujú podľa očakávania, konkrétne sprístupňujú súbory uložené v OneDrive for Business na mobilných zariadeniach. Čo to znamená z hľadiska flexibility pre používateľa, nie je potrebné ďalšie vysvetlenie.

Aplikácia Onedrive pre Android, Onedrive pre Apple, OneDrive online z prehliadača.

Spolupráca a úpravy v reálnom čase

Pred niekoľkými rokmi sme snívali o tejto funkcii: simultánnej úprave dokumentu rôznymi ľuďmi, zatiaľ čo všetci môžu vidieť, na čom ich kolegovia pracujú. Rôzni autori sa môžu spolu zhovárať a hovoriť o zmenách a otázkach – priamo v dokumente. Túto funkciu ponúka aplikácia OneDrive na klientovi, ako aj aplikácie pre Android a iOS. Spolupráca nikdy nebola taká jednoduchá!

Elimínácia neúmyselného vymazania súborov

Kto zo správcov nepozná zúfalé volanie používateľov po tom, ako omylom odstránili veľmi dôležitý súbor z lokálneho pevného disku? S veľkou pravdepodobnosťou neexistuje žiadna záloha a niekedy nie je ani v koši. S programom OneDrive for Business môžu používatelia jednoducho obnoviť odstránené súbory sami.

Mimochodom, Balík Office 365 zabraňuje náhodnému zatváraniu dokumentov bez posledného uloženia v kombinácii s ukladaním údajov v OneDrive. To znamená, že funkcia automatického ukladania je už integrovaná. Microsoft OneDrive for Business v skutočnosti zbližuje aplikácie balíka Office 365.